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¿Por qué el enfrentamiento BPM -ERP?

March 25th, 2012 | No Comments | Posted in BPM Systems, Human Resources, Real Life Stories

¿Por qué el enfrentamiento BPM -ERP?

La única víctima es la confianza del cliente

La lógica y la experiencia nos dicen que este enfrentamiento es más bien comercial que real.

Resulta frecuente escuchar durante una reunión a los interlocutores mostrar su insatisfacción con el despliegue de su ERP (post the Adam Deane). Como sabemos estos despliegues son siempre rígidos y singulares. No es una crítica es una restricción de su razón de ser. La misión de un ERP es lograr y mantener una transacción congruente.

Por lo general, las peticiones de los usuarios se articulan de la misma manera. Las herramientas que le proporciona IT son sólo suficientes para cumplir con las necesidades transaccionales, no para el desempeño de la actividad.

Pero, sus demandas se quedan sin contestación, ¿por qué? Porque hay innumerables razones. Tantas que es muy difícil resumirlas. Además, su conjunto da lugar a un círculo vicioso que se retroalimenta. Aunque, si tuviera que proporcionar el nombre de un catalizador creo que me inclinaría por nuestra tendencia hacía el mínimo esfuerzo. Preferimos resolver problemas fáciles. Al fin y al cabo, ¿no es cierto que siempre habrá alguien insatisfecho? ¿Para qué esforzarse?

El Síndrome del Hobbit. Mi Tesoro se ha convertido en mi Prisión.

La Tercera Ley de Newton. Por cada Acción hay siempre una Reacción igual y en la dirección opuesta

 

Las organizaciones las componen las personas. Y, la primera reacción de una persona ante un cambio es su oposición al mismo. (Tiene un sólido fundamento evolutivo que nos tomó 17 siglos descubrirlo, y además fue descubierto por una de las mentes más brillantes que ha tenido la ciencia). La oposición que ofrecemos está en proporción directa con la intensidad de la imposición que detectamos.

¿Cuántas veces hemos sido testigos de este escenario?

  • No puede ser, ya sabemos que tus clientes no trabajan así. Ya sabes que tenemos que soportar tantos países, modelos de negocios, tecnologías que debemos operar sobre una base simplificada: mínimo común denominador para todos. (¿Dónde está la diferenciación competitiva?¿Ya no hace falta?)
  • Lo siento pero no está ni considerado en la planificación. Tenemos demasiado trabajo con los últimos cambios. (El coste de soporte será objeto de otra entrada de bitácora)
  • Ten en cuenta que introducir este cambio signidfca que tiene que entrar en el ciclo correspondiente que demorara como media 8 meses, ¿no crees que es mejor que, puestos a cambiar, recojas más necesidades? Hablamos en el próximo comité. (En el siguiente comité no sale el asunto).

Y, hace su entrada la pared de Newton.

 

Para prosperar en el mercado, de una manera u otra, las empresas deben diferenciarse entre ellas (Druecker). Embeber una herramienta de BPM junto con el ERP proporciona el medio para resolver situaciones que con un enfoque basado sólo en el ERP puede resultar inviable en muchas situaciones:

  • Anticipar o absorber los cambios del mercado con el coste de oportunidad más bajo posible.
  • Optimizar las tareas no automáticas. Es decir hacer más fácil las tareas de las personas.
  • Adopción continúa de los cambios normativos y regulatorios derivados: geografía, portafolio de productos o modelos operativos.
  • Implantación ágil de mecanismos de escalado que permiten la detección de patrones de contingencia operacional.
  • Adaptación de las etapas de evaluación y decisión por negocio que favorece la diferenciación en el mercado.

La situación está narrada en este post de Adam Deane.

Los editores de ERPs intentan estar presentes en todas las áreas funcionales; luchan en muchos frentes. Pero esta estrategia tiene escrito su desenlace. Si habéis leído Sun-Tzu, el Arte de la Guerra de Archer Jones, jugado al ajedrez o al Go comprendéis lo que implica estar en todos los sitios de forma simultánea.

Numerosos estudios, incluso los promovidos por fabricantes de ERPs, llegan al mismo resultado; solo el 20% de las tares de una empresa son automatizables. El resto, el 80%, son las tareas  humanas. Y, desafortunadamente el 20% no se corresponde con la regla del 80/20, incluso aflora más trabajo. Los errores en los datos dan paso a situaciones mucho más peligrosas y difíciles de detectar en la cadena de valor. La perturbación se traslada al elemento que vertebra el negocio: la cadena de tareas que realizan las personas que queda sin apoyo, ni gobierno ni consideración.

La respuesta es adoptar un enfoque híbrido que combine BPM y ERP –la evolución natural siempre ha encontrado las soluciones más sólidas empleando este mecanismo-. Un reputado fabricante de ERP ha abandonado el concepto BPM de su arquitectura de productos. Es un movimiento inteligente que le permite concentrar su acción en base a su propuesta fundacional de valor. En otros, que aún mantienen el concepto, se puede constatar que es una ‘finta comercial’, un concepto, más que una realidad.

Añadir un verdadero BPM contribuye a que los usuarios se vuelvan a acercar y a ahorrar recursos tan necesarios hoy en día. La adopción de un enfoque que combina BPM en la solución proporciona una respuesta a la Paradoja de la Productividad de las TIC. ¿Por qué va a ser estratégico algo que no es productivo?

 

Gracias

 

What systems support pragmatic BPM

Implementing pragmatic Business Process Management requires a set of functionality within BPM Systems that supports the approach.

Easy to implement

Everyone in the company who is capable of using Office or other applications must be able to define processes and forms and specify rules within the BPM system without the help of IT or intensive training. The user interface needs to be graphical and code-free, making business process management accessible for anyone in the organization.

Easy to manage

Enabling everyone to change their business processes requires detailed access management to give permissions to the right people at the right time. A BPM system therefore needs to provide access management down to the step and form level. It is impossible to think of everything upfront. Therefore sophisticated roll-back mechanisms have to be available to change processes on the fly and have them continue from the corrected position.

Easy to change

No implementation can cover all possible cases. Therefore a process implementation needs to adapt to circumstances, situations and exceptions. The easier it is to make changes to the system, the more complete the solution. Therefore a BPM system needs to support change and make it as easy as possible.

While it is impossible to specify the requirements in detail due to the variety of implementations possible, here is a list of sample questions that you might want to ask when searching for a pragmatic BPM system:

1)    Can I return, forward, resubmit and confer out-of–the-box? The better the BPM client the less changes you have to make to the process.

2)    Can I graphically review and change process rules? The easier you can change process rules and test them, the more dynamic your business.

3)    Can I create an automated process with people, forms and rules without coding a single line? Every line of code is a liability making change more difficult.

4)    Do you support undefined process maps that can be completed during runtime? If you don’t know the exact rules or want to have them discovered, you can have the system learn over time and save specification time upfront.

5)    How many processes has the customer with the biggest process base implemented with your solution? The more processes, the easier it is to implement process automation.

6)    Do you have examples of processes that were implemented in less than one day? These are great examples of fast implementations and processes to automate.

7)    How do you manage access to the step and form level? The more detailed management, the more people can participate in improving the processes

8)    Do you provide online training? Giving end users access to training cost effectively and at their availability is essential for pragmatic BPM.

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