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¿Gestión del Cambio, o de la Resistencia al Cambio?

November 27th, 2011 | No Comments | Posted in Change Management, Real Life Stories

¿Cambiamos  o nos cambian?

¿Cuántas veces hemos oído aquello de “mis usuarios se van a sentir vigilados, nos va a costar que usen este enfoque”? Yo lo he escuchado en múltiples ocasiones – 3 desde el último blog-enunciado de diferentes formas o con más pesimismo si cabe.

Es un tema recurrente y común que no es exclusivo del área de la gestión por procesos,  aunque si es dónde puede escucharse en más ocasiones. Creo que la causa radica en el hecho de que la ‘Gestión por Procesos’ implica el gobierno de la actividad, saber cuál es la forma de trabajar y  el rendimiento de la organización.

La gestión al cambio es un eufemismo en realidad lo que se intenta es vencer la resistencia a cambiar. Y, la resistencia  proviene de la inercia acumulada en el tiempo
haciendo la misma actividad, y de la duda; ¿seremos capaces de aprender?

En los proyectos BPM, cuando nuestro interlocutor  habla de riesgo de adopción lo hace pensando en personas. Personas con nombres y apellidos que; a) bien acumulan más inercia, porque llevan mucho tiempo trabajando de la misma manera; b) bien se sienten más inseguros, porque dudan de su capacidad para adquirir nuevos conocimientos.

Los primeros  muestran un patrón de ingente actividad –real o no- (que roba el tiempo). Mientras que, los segundos muestran una reserva notable a la comunicación y al trabajo en grupo (que dilata el tiempo). Estamos tratando con personas y con su trabajo,  que es lo que les hace sentirse útiles y siempre defenderán esta posición. La misión de la gestión del cambio es convertir esa posición en el punto de apoyo para las transformaciones que requieren las empresas.

En ambos situaciones la forma de proceder para superar las barreras es similar: identificar, comprender el patrón, y acompañar en la transformación.

La Gestión del Cambio es una acción individualizada si bien en ocasiones hay que recurrir al grupo; como los encierros de San Fermines. Esta acción individual debe emplear al máximo herramientas que permitan la cooperación y la comunicación en el trabajo. Y, evitar estrategias de enfrentamiento o de comparación.  Esto es muy, muy, relevante porque la planificación y la estrategia son diametralmente distintas.

La plataforma de Ultimus proporciona los servicios que facilitan la cooperación y la comunicación. Así como aquellos servicios que
dotan de más competencias (‘job empowement”) al puesto de trabajo, ya sean de decisión, ya de definición.  El resultado es siempre positivo, se liberan recursos que incrementan la productividad.

Para finalizar, me gustaría indicar que la Gestión del Cambio no es un plan de acción sino una forma de gestionar todos los días.
Vencer la resistencia al cambio compete a todos los que participamos en la organización de una empresa. Las personas tenemos que saber gestionar nuestro cambio.

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Benefits of Pragmatic Business Process Management

April 14th, 2010 | 5 Comments | Posted in Pragmatic BPM

After discussing the benefits of process automation, this post is now focusing on the benefits of Pragmatic Business Process Management. A pragmatic view typically focuses on solving business pains, providing benefits and satisfying customers without making a science project out of the BPM project. As such, the benefits of process automation remain and are complemented by a number of benefits that deal with implementation and change.

What always strikes me when speaking to people in the BPM space is the dedication to discover and model business processes in detail and thereby spending thousands of dollars and up to years identifying possible business flows, rules, exceptions, redesigning them, getting employee buy-in etc. without even touching a single BPM benefit and saving a single dollar.

Discovering the process flow is important to automate processes. But where do you start and especially where do you STOP? Let’s focus on the goals first and answer this question with the benefits in mind.

The reason for automation business processes is to solve business pains, increase the efficiency of your operations and improve customer experience.

With Pragmatic BPM you

1)      Lower cost of business process management and therefore spend your budget wisely

2)      Cut time to improvement and reap benefits earlier

3)      Remain flexible and change faster making you more competitive, and

4)      Develop a process and change management culture for further improvements

Looking at the benefits in more detail:

Cost of implementation – Lower cost of BPM and Total Cost of Ownership (TCO)
The more complex your implementation, the greater the cost of business process management and the higher your Total Cost of Ownership. Implementing a complex solution and maintaining it only makes sense when the profits exceed the costs. This is a simple business calculation: what is the marginal benefit of an additional specification within a business process management investment. If it is zero or negative, it doesn’t make sense. Therefore start simple and let it grow rather than boiling the ocean.

Time to production – Reap benefits earlier and reduce risk
The faster you discover your process, the sooner you can reap the benefits of process automation. Efficiency gains easily compensate adjustments to the solution required by the incomplete process map and changes that happen to business processes on a daily basis. Make sure you are on the right path before going into too much detail and thereby risk the success of your project. In addition, it is more likely to achieve a high return on investment.

Flexibility and Agility – Stay ahead of your competition
A detailed and complex solution might enable you to react to foreseen circumstances faster and more dynamic but makes it more difficult to react to all other situations. Google is changing the game plan for advertising daily. New applications, new hard- and software, new auction models and ad quality indicators – no wonder competitors have a hard time keeping up. Change is an imperative and becomes a nightmare when having to change complex systems with all the exceptions and dependencies. Stay flexible and agile by implementing only the most important exceptions.

Change Management – Creating a culture of improvement
While process modeling brings teams together to develop a process, the task isn’t completed when the process is discovered. The process needs to adapt to changes, improvements need to be implemented, rules adjusted, extensions developed. If you really want to do business process management right, create a culture of improvement and allow for everyone to participate in improving business processes whenever and wherever they can.

Therefore discover everything necessary to automate a process and include exceptions and automate steps as they come up over time. This requires adaptive / flexible / dynamic (whatever you call it) process automation solutions and we will have to look at these requirements next.

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